О клиенте
ТОО «DIGITAL SILK ROAD COMPANY» — компания, переданная в государственную собственность, со стопроцентным участием Комитета государственных доходов Министерства финансов РК.
Компания реализует программу модернизации логистических объектов и таможенной инфраструктуры. Головной офис — в Астане, филиалы — в Алматинской области, области Жетісу и Туркестанской области.
Задачи
- Головной офис и филиалы в трёх регионах: документы едут между ними физически.
- Организация при госоргане обязана вести юридически значимую переписку с ГО — бумагой это медленно.
- Обращения юрлиц и участников ВЭД нужно обрабатывать в регламентные сроки.
- Кадровые процессы филиалов не централизованы.
Как это устроено
Компания работает на d8n, данные обрабатываются в Казахстане: доступ разграничен, действия журналируются.
Первым контуром шёл общий документооборот и переписка с госорганами, вторым — обращения юридических лиц и участников ВЭД, третьим — кадровые процессы филиалов.
Территориальная распределённость и есть содержание проекта: на бумаге срок ответа складывается из логистики между офисами, в едином контуре этой составляющей нет.
Конфигурация эталонная, рабочий набор типов документов — коробочный. Подключение к ЦОЭД: переписка с госорганами и ответы на обращения идут электронно.
Состав системы
Результаты
- Головной офис и филиалы в трёх регионах работают в едином контуре.
- 72 типа документов в работе.
- Обращения юрлиц и участников ВЭД обрабатываются с контролем регламентных сроков.
- Юридически значимая переписка с госорганами идёт через ЦОЭД.
Кому подойдёт
Кейс релевантен квазигосударственным компаниям и организациям при государственных органах с филиальной сетью: регламентные сроки ответа и требование держать данные в казахстанском контуре. С чего начать: посчитайте, какая часть срока ответа на обращение уходит не на работу, а на перемещение документа между офисами.
Вопросы и ответы
Как организовать документооборот между головным офисом и филиалами в разных регионах?
Все офисы работают в одном контуре: срок ответа не зависит от логистики между городами.
Может ли квазигосударственная компания вести переписку с госорганами электронно?
Да, через ЦОЭД: юридически значимая переписка и ответы на обращения идут электронно.
Как контролировать сроки ответов на обращения юридических лиц?
Обращения маршрутизируются с контролем регламентных сроков и отчётом по просрочкам.
Безопасность и юридическая значимость
- Сертификат по СТ РК ISO/IEC 15408-3-2017, уровень доверия ОУД 4 (№ KZ.7500186.05.01.69209, действует до 26 мая 2029 года); подпись имеет силу собственноручной по Закону РК «Об электронном документе и электронной цифровой подписи».
- Права в системе равны правам сотрудника, операции протоколируются в журнале аудита. Юридически значимая переписка с госорганами — через ЦОЭД, без дублирования бумагой. Данные обрабатываются и хранятся на территории Республики Казахстан.
