О клиенте
РГП на ПХВ «Республиканский центр государственного градостроительного планирования и кадастра» — подведомственная организация Комитета по делам строительства и ЖКХ. Центр ведёт единую систему государственного градостроительного кадастра Казахстана.
Региональные филиалы работают в 17 областях, Алматы и Шымкенте: через них проходят разрешительная документация на строительство и технические условия.
Задачи
- Бумажный цикл: напечатать, согласовать, внести правки, снова напечатать, подписать, заверить печатью.
- Обмен с госорганами и контрагентами занимает дни там, где работа занимает часы.
- Кадровые процессы филиалов в 17 регионах ведутся вручную.
- Система обязана отвечать требованиям информационной безопасности.
Как это устроено
После анализа рынка выбор сделан в пользу отечественного продукта, отвечающего требованиям информационной безопасности. Организация работает на d8n, подключение к ЦОЭД есть.
Внедрение заняло 20 рабочих дней; общий документооборот и кадровый блок автоматизировались одним проектом.
Встроенный редактор Documentolog Office: документ создаётся, правится и согласуется в одном окне.
Конфигурация эталонная: базовый контур работает на коробочных типах. Система стала повседневным инструментом, а не вторым окном рядом с бумагой.
Состав системы
Результаты
- Внедрение — 20 рабочих дней, завершено 25 декабря 2020 года.
- 36 типов документов, более 390 000 документов прошло через систему; старт — с 7 типов делопроизводства и 6 кадровых процессов.
- Филиалы в 17 областях, Алматы и Шымкенте работают в одной системе.
- По оценке сотрудников, обмен письмами с госорганами стал быстрее; хронометраж не вёлся.
Кому подойдёт
Кейс релевантен подведомственным организациям и госпредприятиям с филиальной сетью, для которых соответствие требованиям информационной безопасности — входной фильтр. С чего начать: посчитайте, сколько рабочих дней занимает бумажный цикл одного документа, и проверьте наличие у платформы государственного сертификата соответствия — он снимает со службы ИБ отдельную процедуру оценки.
Вопросы и ответы
Сколько длится внедрение СЭД в государственной организации?
Здесь — 20 рабочих дней: типы документов не переписывались под организацию.
Можно ли запустить документооборот и кадровые процессы одновременно?
Да: здесь документооборот и кадровый блок филиалов в 17 областях запускались одним проектом.
Как госорганизации проверить СЭД на требования информационной безопасности?
Проверьте у платформы государственный сертификат соответствия — он снимает со службы ИБ отдельную оценку.
Безопасность и юридическая значимость
- Сертификат по СТ РК ISO/IEC 15408-3-2017, уровень доверия ОУД 4 (№ KZ.7500186.05.01.69209, действует до 26 мая 2029 года); подпись имеет силу собственноручной по Закону РК «Об электронном документе и электронной цифровой подписи».
- Права в системе равны правам сотрудника, операции протоколируются в журнале аудита. Юридически значимая переписка с госорганами — через ЦОЭД, без дублирования бумагой. Данные обрабатываются и хранятся на территории Республики Казахстан.
