Кіріс хаттар, сұраулар мен құжаттар біреудің пошта жәшігінде жоғалатын элементтердің орнына иесі, маршруты және мерзім бақылауы бар тіркелген жұмысқа айналады.
Маңызды өтініштер жәшіктерде оқылмай жатады — иесіз және мерзімсіз.
Жұмыс поштада тұрса, кім жауапты және ол қай кезеңде екені белгісіз.
Біреу әр кіріс құжатты журналға қолмен қайта тереді.
Алғашқы хаттан тігілген нәтижеге дейін әр қадам тіркеледі, маршруттталады және бақыланады.
Кіріс хат-хабар мен құжаттар автоматты түрде тіркеледі және жіктеледі.
Әр элемент иесін алады және қажетті келісу маршруты бойынша жүреді.
Регламенттік және ішкі мерзімдер бұзылғанға дейін эскалациямен қадағаланады.
Жауаптар мен шығыс хаттар сіздің қарауыңызға дайындалады.
Кез келген хабарлама бір басумен тапсырмаға, тапсырмаға немесе құжатқа айналады.
Кез келген құжатты бүкіл тарих бойынша мағынасы бойынша табыңыз.
Қысқа демо: агент d8n ішінде нақты процесті жүргізеді — сұраудан нәтижеге дейін.
Кіріс хат немесе құжат қабылданады, түрі қолмен анықталады, деректемелер журналға қайта теріледі және орындаушыға жіберіледі. Белсенді өңдеу — құжатқа шамамен 160 секунд, бірақ басты шығын — кезектер мен қолмен маршруттауда: құжат қажетті адамды сағаттап күтеді.
Кеңсе агенті сканерді таниды (OCR), түрін өзі жіктейді, контрагентті, нөмірді және күнді шығарып алады, құжатты СЭД-те тіркейді және орындаушыға ережелер мен мағынасы бойынша бағыттайды. Адам тек шешім қажет жерде ғана қосылады.
Агент деректерінің көздері: СЭД/ECM, OCR-қозғалтқыш, IDP-жіктеуіш, контрагенттер анықтамалығы, маршруттау ережелері, тіркеу журналы, мұрағат.
Бағалау көздері: arXiv ERPA — IDP (−93,8%) · ABBYY Mailroom Automation · VisualVault — Digital Mailroom
Түсуден есепке дейін құжат мамандандырылған агенттер арасында беріледі. Жұмыстың бір бөлігі қатарлас жүреді, сондықтан жалпы мерзім қысқарады, ал бақылау күшейеді.
Хат d8n корпоративтік поштасына келеді немесе кіріс ретінде жүктеледі. Кеңсе агенті оны таниды (OCR), түрін жіктейді және тіркейді. Қатарлас Legal агенті құжатты заңды тәуекелдерге — мерзімдер, міндеттемелер, типтік емес шарттар — тексереді және оларды орындаушыға маршруттауға дейін белгілейді.
Тіркелген құжатты Кеңсе орындаушыға береді және d8n Assistant-ты қосады: ол контекст жинайды — байланысты құжаттар, хат-хабар тарихы, шаблондар, — жауап немесе шешім жобасын дайындайды және мерзімдерді ұсынады. Қызметкер тексеріп, әрекет етеді.
Қол қоюдан бұрын шығыс құжатты екі агент қатарлас тексереді: Registry (Кеңсе) — стилистиканы, формальды талаптарды, деректемелер мен стандарт бойынша ресімдеуді; Legal — заңды тәуекелдер мен тұжырымдарды. Түзетулерден кейін — ЭЦҚ-мен қол қою және контрагентке жіберу.
Агент есептерді өзі жасайды — кіріс пен шығыс, мерзімдер мен орындаушылық тәртіп бойынша — және оларды чатта сұрау бойынша көрсетеді («аптадағы мерзімі өткендерді көрсет»). Немесе есептер кесте бойынша автоматты жасалады және басшылар мен орындаушыларға таратылады.
Хат, сұрау немесе құжат d8n-ге пошта арқылы немесе жүктеу арқылы келеді.
Агент түрін таниды және құжатты тіркейді.
Құжат қажетті иесіне және келісу маршруты бойынша жүреді.
Үдеріс қадағаланады, нәтиже тігіледі және іздеуге қолжетімді.
AI-агент: Кеңсе агенті құжаттарды тіркейді, жіктейді және маршруттайды әрі мерзімдерді бақылайды; Ассистент жауаптарды келісуге дайындайды.
В систему поступает входящее письмо (PDF) — например, от профильного министерства. Дальше в работу первым вступает ИИ-агент «Канцелярия», а не человек.
Агент читает файл, извлекает реквизиты — номер, дату, корреспондента, тему, определяет вид документа и регистрирует его в журнале «Входящие» под номером Вх-1043. Всё — за секунды.
Агент не «угадывает» исполнителя — он собирает контекст и сопоставляет его с устройством компании. Сначала отвечает на три вопроса: от кого документ, о чём он по сути, и кто в организации за такие вопросы отвечает. Ответы он берёт не из воздуха, а из данных системы — истории переписки, оргструктуры, должностных инструкций и заданных правил.
1) История переписки: кому раньше шли письма от этого корреспондента (здесь — 7 из 8). 2) Тематика ↔ зона ответственности подразделения из оргструктуры. 3) Должностная инструкция: чьи функции совпадают с сутью документа. 4) Тип и срочность (входящее письмо, срок исполнения). 5) Ручные правила-исключения, заданные компанией. Агент складывает сигналы и получает кандидата с оценкой уверенности.
Каждый сигнал имеет вес, и агент показывает итоговую уверенность — здесь 95%. Если уверенность высокая, документ назначается автоматически; если сигналы противоречат друг другу и уверенность низкая, агент не решает сам, а предлагает человеку варианты с обоснованием. Прозрачность решения — обязательна: видно не только «кому», но и «почему».
Пока «Канцелярия» маршрутизирует документ, агент «Юрист» параллельно проверяет его на юридические признаки и риски — например, подсвечивает расхождение сроков. Агент «Юрист» не входит в стандартную конфигурацию и подключается отдельно.
Документ уходит на исполнение назначенному сотруднику. В журнале появляется выборка «Обработано ИИ»: сотрудник больше не регистрирует каждое письмо вручную, а контролирует работу агента и разбирает исключения. Если назначение неверное, исполнитель нажимает «не мне» — документ переназначается, а агент запоминает поправку и в следующий раз учитывает её. Так критерии со временем становятся точнее.
Так выглядит агент внутри реального процесса: он выполняет реальные операции — регистрирует, выбирает исполнителя, ставит на контроль — под контролем человека и с полным аудитом. Это и есть первый измеримый эффект из шага 7.
Алмастыруы мүмкін — d8n корпоративтік поштаны қамтиды — немесе хат-хабар басқарылатын процестерге түсуі үшін сіздің бар поштаңызды байланыстыруы мүмкін.
Иә. Құжаттар автоматты түрде жіктеледі және тіркеледі, OCR арқылы сканерлерді қоса.
Регламенттік және ішкі мерзімдер кез келген бұзылуға дейін эскалациямен қадағаланады.
Иә — әр тіркеу, маршрут және келісу толық аудит-трейлмен журналдалады.
Хат-хабар иесі мен мерзімі бар тіркелген жұмысқа қалай айналатынын көріңіз.
Сіз деректермен алдын ала толтырылған DGGroup компаниясының демо-кеңістігіне кіресіз. Бұл толық функционалды нұсқа емес — демо d8n.ai модульдері мен ИИ-агенттердің мүмкіндіктерін нақты мысалдарда көрсетеді.
Ұнады ма? Өз деректеріңізбен толық кеңістік командамызға өтінім қалдырғаннан немесе онлайн төлемнен кейін ашылады — белсендіру бір жұмыс күнін алады.
