О клиенте
АО «Казпочта» — национальный почтовый оператор: более 23 000 сотрудников, более 3 500 объектов и 500 партнёрских отделений, включая отдалённые сёла.
Задачи
- Кадровые данные — в двух системах сразу, и они расходятся.
- Заявление ждёт руководителя физически.
- Часть персонала — там, где нет ИТ-специалиста и очного обучения.
- Бумага растёт со штатом: печать, доставка, хранение.
История проекта
Пилот стартовал 26 июня 2017 года: 5 000 сотрудников, запуск — за 15 рабочих дней; филиалы обучали дистанционно.
В декабре 2017-го подключена вся сеть, с 3 мая 2018-го — кадровые процессы и интеграция с SAP HCM: источник данных о работнике один.
Дальше — делопроизводство, совещания, заседания, ITSM, мобильная подпись.
Состав системы
Результаты
- Более 30 кадровых процессов, около 150 подпроцессов, 33 единые инструкции.
- За восемь месяцев — более 169 000 заявок, более 302 000 резолюций, более 58 000 обращений в ИТ.
- По подсчётам 24.kz, отказ от печати сохранил 56 деревьев.
| Процесс | Было | Стало |
|---|---|---|
| Кадровое заявление | Визы лично, заявление ждало руководителя. | 40 минут от подачи до ответа; подпись с телефона. |
| Личные дела | Бумажные папки в архивах филиалов. | 23 000 дел в электронном виде. |
| Данные о работнике | Два источника, сверка вручную. | Один — SAP HCM, с мая 2018 года. |
| Бумага в кадровом блоке | Печать, доставка, архив. | Более 200 000 документов без бумаги — более миллиона листов. |
| Обучение персонала | Очный курс недоступен отдалённым почтамтам. | 632 мероприятия: видеокурсы, видеосвязь, тесты. |
Замеры — 2017–2019 годы, материалы заказчика; 40 минут — по кадровым заявлениям.
Кому подойдёт
Конструкция повторяется, если сотрудников больше тысячи и многие работают вне офиса. Для старта замерьте срок кадрового процесса от подачи до приказа.
Вопросы и ответы
Можно ли перевести кадровый документооборот в электронный вид без остановки?
Да: пилот запустили за 15 рабочих дней, через полгода — более 20 000 человек.
Как обучить сотрудников в отдалённых отделениях?
Очно — никак: помогли видеокурсы, видеосвязь и тесты, всего 632 мероприятия.
Интегрируется ли СЭД с SAP?
Да: SAP HCM отдаёт структуру и кадровые данные с мая 2018 года.
Безопасность и юридическая значимость
- Сертификат по СТ РК ISO/IEC 15408-3-2017, уровень доверия ОУД 4 (№ KZ.7500186.05.01.69209, действует до 26 мая 2029 года); подпись имеет силу собственноручной по Закону РК «Об электронном документе и электронной цифровой подписи».
- Права в системе равны правам сотрудника, операции протоколируются в журнале аудита. Юридически значимая переписка с госорганами — через ЦОЭД, без дублирования бумагой. Данные обрабатываются и хранятся на территории Республики Казахстан.
